Die Entwicklungsumgebung von MS Office unterstützt die prozedurale Anwendungsentwicklung mit Makros und VBA. Ein MS Office-Makro fasst häufig vorkommende Aktionen unter einem Namen zusammen. Zu den wichtigsten Aktionen gehören das Öffnen eines Formulars oder das Anzeigen eines Berichts. Ein Makro, das ein Formular öffnet, sobald die Benutzerin auf eine Schaltfläche klickt, kann auch ein Nichtprogrammierer implementieren. Die Access-Makros eines Projekts finden Sie in einem Unterformular des Datenbankfensters (»F11).

Komplexere Anwendungen wird man allerdings nicht mit Makros, sondern in VBA entwickeln. VBA ist ein interpretierter BASIC-Dialekt. Er hat allerdings mit dem ursprünglichen BASIC  (Beginners’ All-purpose Symbolic Instruction Code) nur noch wenig gemeinsam. Funktionsumfang, Aufbau und Entwicklungsumgebung halten einem Vergleich mit den Eigenschaften moderner Programmiersprachen der vierten Generation stand. Für den Einsatz einer Programmiersprache wie VBA sprechen die folgenden Eigenschaften:

• Leserlichkeit

• komfortable Schleifen- und Entscheidungsanweisungen

• benutzerdefinierte Funktionen

• ausführliche Fehlerbehandlung

• Zugriff auf externe Daten und Funktionen (zum Beispiel die Manipulation externer Dateien und Datenbanken sowie die Nutzung von DLL-Programmbibliotheken).

VBA ist unter Access vielseitig einsetzbar:

a) Es verarbeitet Formulare, Berichte, Steuerelemente und Abfragen

• VBA reagiert auf Ereignisse in Formularen, Berichten oder Steuerelementen

• VBA definiert die Datenherkunft von Textfeldern

• VBA erstellt oder nutzt Abfragen in QBE und SQL

b) Es lässt Sie Hilfsprozeduren für andere Programme definieren

• VBA lässt Sie Unterprogramme definieren, welche die Gültigkeit von Eingaben prüfen

• VBA lässt Sie Ausdrücke von Abfragefeldern definieren

c) Es nutzt externe Programme

• VBA nutzt externe Bibliotheksfunktionen, die eine Hilfekomponente einbinden

• VBA greift auf OLE-Objekte zu

Makros in MS Access